Red Pen,Calculator and money Coins Arranged to "$" on Business g

Samochód na firmę a rozliczenie kosztów

Poleć ten wpis

Auto osobowe jest nieodłącznym elementem niemal każdej działalności gospodarczej. Część właścicieli decyduje się korzystać z prywatnego pojazdu, inni  stawiają na leasing, a pozostali kupują samochód na firmę. W każdym przypadku warto jednak wiedzieć, jak rozliczać koszty związane z firmową flotą.

Z badań przeprowadzonych przez Instytut Keralla Research w 2014 roku wynika, że ponad 63 proc. firm z sektora MŚP dysponuje flotą składającą się od 1 do 5 aut, 12 proc. to przedsiębiorstwa z 20 autami, a 6,4 proc. badanych firm posiada flotę samochodową składającą się z ponad 21 aut. Jednocześnie ponad 60 proc. przebadanych firm deklaruje, że lepiej mieć samochód na firmę (http://www.vwuzytkowe.pl/pl/oferta-specjalna-i-finansowanie/oferta/leasing.html) na własność, niż wynajmować.

Samochód osobowy w firmie

Korzystanie z samochodu osobowego w firmie wiąże się m.in. z ponoszeniem wydatków na jego utrzymanie. Mowa tu m.in. o kosztach związanych z naprawą, wymianą części czy też wydatkami na paliwo. Wiele kosztów związanych z użytkowaniem samochodu na firmę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (na podstawie przepisów ustawy o PIT). Pamiętać jednak trzeba o pewnych ograniczeniach oraz o samej definicji samochodu osobowego.

Według ustawodawcy (Ustawa o PIT) samochodem osobowym jest każdy pojazd osobowy o dopuszczalnej masie całkowitej  nieprzekraczającej 3,5 tony, który stworzony jest do przewozu nie więcej niż 9 osób (licząc w tym kierowcę).

Samochód osobowy w ewidencji środków trwałych

Podatnik może wprowadzić samochód osobowy do ewidencji środków trwałych swojej firmy. Wówczas koszty związane z jego użytkowaniem rozlicza w kosztach prowadzenia firmy. Wartość początkową pojazdu rozlicza się w kosztach uzyskania przychodów i dokonuje się tego na podstawie odpisów amortyzacyjnych. Samochód osobowy może być amortyzowany jedynie liniowo (ta sama kwota odpisywana co miesiąc).

Bardzo ważną rzeczą jest jednak to, aby:

  • samochód był sprawny (jego przewidywany czas użyteczności powinien być dłuższy niż rok),
  • faktycznie używany do celów przedsiębiorstwa,
  • był własnością lub współwłasnością  podatnika.

Dodatkowo, jak mówi Ustawa o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu, która przewyższa równowartość 20 tys. euro (przeliczana na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania do użytkowania samochodu na firmę).

Ustawa o PIT wymienia także inne ważne ograniczenie zaliczenia wydatków związanych z samochodem do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to np. samochodów o wartości niższej niż 3500 zł. Samochód o takiej wartości można jednorazowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w czasie oddania auta do użytkowania w firmie. Nie można jednak dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych.

Samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji

Przedsiębiorca może wykorzystywać w działalności samochód prywatny i nie decydować się na jego wprowadzenie do ewidencji środków trwałych w firmie. W takim przypadku koszty związane z użytkowaniem samochodu w firmie należy rozliczać z uwzględnieniem ograniczeń zawartych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, który mówi, że do celów podatkowych należy prowadzić tzw. kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdu. W ten sposób podatnik ma wykazać, jaka wysokość wydatków związanych z użytkowaniem samochodu jest faktycznie związana z prowadzeniem firmy.

To, ile przedsiębiorca będzie mógł odliczyć wydatków zależy od limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Limit ten ustala się mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów w ramach prowadzonej firmy przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Aktualnie stawki przebiegowe dla samochodów osobowych wyglądają następująco:

  • 0,5214 zł – o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł – o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi tzw. kilometrówki, wówczas wydatków związanych z samochodem w ogóle nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W ramach ewidencji przebiegu auta rozlicza się nie tylko wydatki przeznaczone na paliwo, ale również m.in.

  • wydatki na bieżące naprawy,
  • zakup części zamiennych,
  • składki na ubezpieczenie,
  • przeglądy,
  • opłaty za przejazdy autostradą i parkingi.

Odliczenie VAT przy zakupie samochodu osobowego

Od wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego można zasadniczo odliczać 50% kwoty VAT z faktury. Jeżeli jednak samochód na firmę służy tylko i wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, wówczas skorzystać można z pełnego odliczenia VAT, jednak pod pewnymi warunkami.

Po pierwsze wszelka dokumentacja związana z użytkowaniem auta musi jednoznacznie wskazywać, że samochód wykorzystywany jest tylko i bez wątpliwości do celów związanych z prowadzeniem firmy. Po drugie towary montowane w samochodzie i usługi z tym związane również muszą być powiązane i wykorzystywane w działalności gospodarczej podatnika.